Jednotné měsíční hlášení: Rady a doporučení, jak předejít pokutám

„Celá řada nejasností se týká zejména atypických pracovněprávních vztahů, jako jsou dohody, statutární orgány či autorské smlouvy. Mnoho nejasností vzniklo u zaměstnávání cizinců nebo tam, kde zaměstnavatelé dosud ‚neviděli‘ důvod se registrovat jako například jednatelé bez odměny,“ říká přední odbornice na mzdové účetnictví Růžena Klímová z odborné poradny v aplikaci DAUČ.

Česká správa sociálního zabezpečení v tomto týdnu oznámila, že na ePortálu ČSSZ byly provedeny úpravy klíčových online služeb JMHZ a opraveny některé nedostatky, které vyplynuly z praktických zkušeností uživatelů. „Cílem změn je zvýšení přehlednosti systému, eliminace technických komplikací a větší komfort při podávání měsíčního hlášení. Všechny provedené úpravy směřují k jedinému cíli: zajistit plynulý a intuitivní proces při plnění povinností v rámci online služeb JMHZ na ePortálu ČSSZ,“ vyjádřila se Jitka Drmolová, mluvčí ČSSZ.

„Do systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) musí vstoupit naprosto všichni pracovníci, a to bez výjimek. Je proto nutné zrevidovat a připravit k evidenci všechny dohody o provedení práce i dohody o pracovní činnosti (DPP i DPČ), a to i ty nepojištěné. Nesmí se zapomenout ani na učně nebo jednatele, u kterých se řada evidenčních věcí dříve vůbec neřešila. Tento fakt znamená, že do systému se budou muset nově zapojit i subjekty, kterých se dříve hlášení na ČSSZ vůbec netýkalo. Typicky půjde o SVJ, malé neziskové organizace nebo spolky a sportovní kluby,“ poznamenává Simona Fialová z poradenské společnosti ECOVIS.

Firmám začíná jednotné hlášení. Státu musejí předat víc údajů o zaměstnancích

1 Na které změny si dát zejména pozor?

Podle Simony Fialové mezi kritické údaje, které je nutné u zaměstnanců dohledat a doplnit do systémů, patří například nejvyšší dosažené vzdělání či třeba údaje o manželovi a manželce.

Mezi kritické údaje, patří:

Nejvyšší dosažené vzdělání: Už nebude stačit obecný kód „C“ pro základní vzdělání. Bude nutné zjistit konkrétní školu, aby systém vygeneroval správný detailní kód pro statistický úřad.

Údaje o manželovi/manželce: Tyto informace se musí nově zjišťovat a hlásit i v případě, že si zaměstnanec neuplatňuje daňové zvýhodnění na děti. Je to nezbytné proto, aby se data spárovala na finanční správě.

Identifikátory daňové rezidence u cizinců: Je nutné správně určit daňový domicil a získat zahraniční identifikační čísla (TIN/DIČ z domovské země). To bývá komunikačně i administrativně velmi náročné, protože formáty těchto čísel se v různých státech liší.

Příprava na nová identifikační čísla: Mzdové systémy již umožňují zadávat nová čísla, jako je OČ (osobní číslo) přidělené státem a specifické ID pracovního poměru. Je nutné počítat s tím, že například HPP a DPP u stejného člověka budou mít ID odlišná.

2 JMHZ se vztahuje na příjmy ze závislé činnosti

Další úskalím je rozklíčovat, kdo je zaměstnancem pro JMHZ. „Jednotné měsíční hlášení se vztahuje na příjemce příjmů ze závislé činnosti podle § 6 zákona o daních z příjmů (ZDP), bez ohledu na účast na nemocenském pojištění. Oproti tomu příjmy podle § 7 až 10 ZDP (ze samostatné činnosti, kapitálové nebo ostatní příjmy) pod režim jednotného hlášení nespadají. Zásadní je tedy rozlišit, kam patří příjmy, které jsou zaměstnanci poskytovány,“ upozorňuje Růžena Klímová.

1. Jednatel bez odměny: Pokud má jednatel nárok na úhradu cestovních náhrad dle smlouvy o výkonu funkce, ale samotný výkon funkce je bezúplatný, jde o příjem, který není do limitní výše předmětem daně z příjmu, a jednatel není pro účely JMHZ považován za zaměstnance.
2. Jednatel a podíly na zisku: Podíl na zisku je příjem podle § 8 ZDP, nikoliv příjem ze závislé činnosti podle § 6 ZDP. Společnost, která má pouze jednatele pobírajícího podíl na zisku, se nepřihlašuje do evidence zaměstnavatelů, a proto ani nebude zasílat JMHZ.
3. Růžena Klímová doporučuje prověřit, zda je plátce daně evidován u správce daně jen kvůli odvodu srážkové daně dle § 8 ZDP. Vzhledem k tomu, že ještě v roce 2026 zůstává v platnosti srážková daň u příjmů ze závislé činnosti (§ 6 ZDP), jde-li o poplatníka, který neučinil Prohlášení a má v měsíci příjem z dohody o provedení práce do výše 11 999 Kč, nebo má ostatní příjem podle § 6 ZDP do výše 4 499 Kč, může docházet k nedorozumění s ÚSSZ.
4. V přechodných ustanoveních zákona o JMHZ se stanoví, kteří zaměstnavatelé se dostávají do evidence zaměstnavatelů z moci úřední. Jsou to ti, kteří byli přihlášeni k odvodu daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti. V případě neshody je nutné podat vysvětlení a v krajním případě podat odhlášku zaměstnavatele z evidence zaměstnavatelů.
5. Předseda výboru SVJ s odměnou: Odměna předsedy výboru SVJ je odměnou člena orgánu právnické osoby podle § 6 odst. 1 písm. c) ZDP a z pohledu JMHZ je takový předseda zaměstnancem. Musí být přihlášen do evidence zaměstnanců s datem nástupu do zaměstnání, kdy byl do funkce zvolen.
6. Jednatel s pracovní smlouvou nebo dohodou
   Pokud má jednatel vedle smlouvy o výkonu funkce ještě pracovněprávní vztah (pracovní poměr, dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti), jde z hlediska JMHZ o dva vztahy. V rámci pracovněprávního vztahu je posuzován jako zaměstnanec v daném typu pracovněprávního vztahu a v číselníku Národní klasifikace postavení v zaměstnání (NKPZ) se zařadí do odpovídající kategorie (např. skupina 12 – zaměstnanci s dohodou). Naopak výkon funkce jednatele na základě smlouvy o výkonu funkce se v NKPZ vykazuje pod kódem 2210 (zaměstnavatelé – právnické osoby).

3 Zaměstnavatelé s doposud „nulovými“ odvody

I zaměstnavatel, který neodvádí pojistné na sociální pojištění, ani zálohy na daň z příjmů fyzických osob z důvodu nízkých příjmů a slevě na poplatníka, má povinnost:

• provést doregistraci údajů za zaměstnavatele – datová věta REG ZEL DOPL – do 30. 4. 2026, neboť byl přihlášen k odvodu daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti, a proto se dostal do evidence zaměstnavatelů z moci úřední.
• zpětně přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců s uvedením skutečného data nástupu do zaměstnání.

4 Zahraniční zaměstnanci

Zahraniční zaměstnanci jsou obvykle daňovými nerezidenty. Proto je nutné uvést:

1. daňovou identifikaci ve státě rezidence (např. kód státu rezidence),

2. prokázání totožnosti (typ a číslo dokladu a orgán, který ho vydal),

3. postavení na trhu práce v ČR (má-li zaměstnanec volný přístup na trh práce, nemá-li volný přístup, uvádí se údaje týkající se pracovního oprávnění).

5 Občané EU s dokladem A1

U občana EU, který předloží doklad A1 (příslušnost k právním předpisům sociálního zabezpečení jiného státu), se vyplňují i další údaje a přikládá se kopie dokladu A1.

„Pokud má například slovenský občan doklad A1 ze Slovenska, je nutné ho přihlásit do evidence zaměstnanců elektronickým formulářem „Registrace zaměstnance – akce 1“. Jako den nástupu se uvede den, kdy mu byla poprvé přidělena práce, resp. den vzniku pracovního poměru dle pracovní smlouvy. Zaměstnancem se z hlediska JMHZ stává proto, že má zdanitelný příjem ze závislé činnosti v ČR, ačkoliv sociální a zdravotní pojištění je odváděno na Slovensko na základě dokladu A1,“ přibližuje Růžena Klímová.

6 Nejvyšší dosažené vzdělání

„Nejvyšší dosažené vzdělání je povinný údaj pro všechny zaměstnance, včetně těch na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Podle pokynů musí být doloženo kopií dokladu (vysvědčení, výuční list, diplom) nebo alespoň záznamem, že doklad byl předložen. Akademický titul v občanském průkazu je akceptován jako doložení příslušné úrovně vzdělání,“ upozorňuje Klímová. Na základě nové informace z ČSSZ se situace ohledně nejvyššího dosaženého vzdělání zpřesnila:

1. Všechny druhy činnosti (vyjma DPP), Státní občanství ČR, Stát rezidenství ČR: Atribut 10091 Nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV (Klasifikace kmenových oborů vzdělání) – povinný údaj, u DPČ se uvede „nerelevantní“. Jde o doplnění stávajícího číselníku o tuto položku.

2. Druh činnosti DPP, Státní občanství ČR, Stát rezidenství ČR: Atribut 10091 Nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV – uvede se „nerelevantní“. Jde o doplnění stávajícího číselníku o tuto položku.

3. Všechny druhy činnosti (vyjma DPP), Státní občanství ČR, Stát rezidenství mimo ČR (nerezident): Atribut 10091 Nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV – povinný údaj. Jestliže není možné získat doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, ačkoliv výše uvedený postup stanoví údaj jako povinný, je nutné uvést „základní vzdělání“.

4. Druh činnosti DPP, Státní občanství ČR, Stát rezidenství mimo ČR (nerezident): Atribut 10091 Nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV – uvede se „nerelevantní“. Jde o doplnění stávajícího číselníku o tuto položku.

7 Datum úhrady mzdy

V rámci JMHZ jsou povinné tyto údaje:

• Atribut 10347: Datum úhrady mzdy včetně odvodů na soc. a zdravotní pojištění
• Atribut 10348: Mzda/plat nebo jeho část vyplacena v hotovosti

„Mzda je splatná po vykonání práce, nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, za který náleží. Zaměstnavatel je povinen stanovit pevný výplatní termín, který je však oprávněn měnit. V den výplatního termínu musí být mzda na účtu, který byl v dohodě o převodu mzdy na jeden platební účet uveden. Jde-li o mzdu v hotovosti, vyplácí se mzda v den výplatního termínu,“ přibližuje Růžena Klímová.

S ohledem na tuto zákonnou povinnost se uvede jako datum úhrady mzdy pravidelný výplatní termín, a to i když jde o den po lhůtě pro odeslání JMHZ. Výplatní termín může být např. stanoven na 25. kalendářního dne měsíce následujícího.

„Od 1. 6. 2025 je bezhotovostní výplata prioritní, je-li se zaměstnancem uzavřena dohoda o převodu mzdy na jeden platební účet. Hotovostní způsob přichází v úvahu, není-li uzavřena taková dohoda. V případě, že je mzda nebo část mzdy vyplácená v hotovosti, vyplní se i atribut 10 348,“ přibližuje Klímová.

Podle Klímové vznikají v souvislosti se mzdou praktické problémy u externích mzdových účetních. „Externí zpracovatel mezd často předem neví, zda zaměstnavatel vyplatí mzdu převodem nebo hotově, případně mění způsob výplaty ad hoc. Takový postup je však vůči zaměstnancům v rozporu se zákoníkem práce, neboť způsob výplaty musí být předem určen,“ upozorňuje odbornice.

Pokud nejsou uzavřeny dohody o převodu mzdy na účet, je odpovědnost za výplatu v hotovosti plně na zaměstnavateli. I zde však musí zpracovatel povinný atribut vyplnit: 10 347. K tomuto úkonu však musí mít doklad od zaměstnavatele, jaký má pevný výplatní termín. Nesoulad údajů o datu úhrady mzdy je tak primárně problémem zaměstnavatele, nikoli mzdové účetní.

8 Autorské honoráře a příspěvky do časopisů

Autorské honoráře mohou mít tři základní režimy:

• Autorské honoráře v rámci pracovněprávního vztahu (zaměstnanec píše jako součást své práce).
• Autorské honoráře zdaňované jako příjmy ze samostatné činnosti podle § 7 ZDP.
• Případně příjmy ze zděděných autorských práv.

Pokud jde o příjmy ze závislé činnosti podle § 6 ZDP (autor píše v rámci pracovního poměru), jsou zahrnuty do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění a zaměstnanec musí být evidován v rámci JMHZ.

Pokud jde o příjmy podle § 7 ZDP (autorská smlouva), nejde o zaměstnance pro účely JMHZ. Zákon o JMHZ se vztahuje pouze na osoby s příjmy podle § 6 ZDP, nikoli § 7–10 ZDP.

„Příspěvky do novin a časopisů do 10 000 Kč měsíčně od jednoho plátce se zdaňují srážkovou daní podle § 7 odst. 6 ZDP; jsou to příjmy ze samostatné činnosti, nikoli závislé činnosti. Tyto příjmy do JMHZ nepatří,“ uzavírá Růžena Klímová.