Vždy a všude být v obraze. Tak by mohl znít slogan nových videotechnologií. „Uvíznu v dopravní kalamitě a deset lidí po celém světě, se kterými mám právě mít poradu prostřednictvím videokonference, by muselo změnit program. Díky novému typu videotechnologie můžu přes obrazovku diskutovat i z auta,“ přibližuje modelovou situaci Petr Růžička z české pobočky společnosti Cisco.
Podobně dosažitelný je podle svých slov v čekárně u lékaře, ve fitku nebo doma. Časová pásma nehrají roli. Například kolegyně z Austrálie má kvůli evropským spolupracovníkům posunutou pracovní dobu, aby mohla videokonferovat třeba v deset večer, kdy je na starém kontinentu hodina po poledni.
Vidím vás dobře, ale ruku vám nepodám A jak spojení mezi městy probíhá? Kamera podle hlasu vyhledá řečníka a ostatní účastníci debaty spatří detail jeho obličeje roztažený přes celý monitor. On je naopak vidí v malých výřezech na spodní části obrazovky. Když se do diskuse zapojí někdo jiný, kamera si ho najde a opět zvětší jeho tvář pro ostatní. Objektiv lze naklonit i směrem k desce stolu a společně s ostatními účastníky probírat třeba detaily nákresu složité součástky nebo organizačního „pavouka“ nějaké akce.
„Vidím vás dobře, ale ruku vám nepodám,“ vzkazuje jeden z pracovníků Cisca, když z brněnské pobočky demonstruje možnosti videotechniky skupině novinářů v Praze. Bezprostřední kontakt chybí, podobně jako když v televizi sledujete přenos ze stadionu nebo z divadla.
Nejlépe si vedou v Číně Dva měsíce prázdnin? Nikoliv, jen více času na práci. I tak lze interpretovat studii britské společnosti Ipsos Mori, která sledovala význam a účinnost videokonferencí. Online výzkumu se od května do června zúčastnilo 500 zaměstnanců z firem v USA, Německu, Číně, Rusku, Austrálii, Velké Británii, Francii, Španělsku a ve skandinávských zemích.
Podle většiny účastníků se zlepšila spolupráce týmu, jehož členové mají kanceláře na různých kontinentech, zároveň firmy dokázaly pružněji reagovat na změny trhu.
Devadesát procent osob, které využívají videokonference alespoň jednou týdně, uvedlo minimálně dvouhodinovou úsporu času.
Nejlépe si vedli v Číně, kde je téměř polovina dotázaných (46 procent) přesvědčena, že videoporady jim ušetří sedm hodin týdně. V ročním přepočtu tedy více než dva měsíce na jednoho zaměstnance. Naopak v Rusku o tak velké úspoře mluvila jen pětina účastníků výzkumu.
Nutno dodat, že ani v Číně, ani v Rusku nemají o tolik delší dovolenou, ale ušetřené hodiny využívají k další práci.
Téměř sedmdesát procent respondentů se shodlo, že video výrazně zlepšuje efektivitu domluvy při práci z domova a usnadňuje pokračování v přerušené činnosti. Stoupla také srozumitelnost komunikace, protože kromě hlasu diskutující vnímají rovněž gesta a další neverbální signály ostatních. Stejný podíl účastníků výzkumu označil videokonference za významný prostředek k lepšímu plánování a řízení práce.
Výzkum se rovněž zaměřil na využití videokonferencí. V Číně je více než dvojnásobné v porovnání se zbytkem světa. V nejlidnatějším státě planety žhaví obrazovky k poradám více než polovina účastníků studie.
Třetina dotázaných, nezávisle na geografické poloze, video nevyužívá, ale preferovala by je – pokud by k němu měla přístup. Oproti tomu procento těch, kteří mají videokonferenční technologie k dispozici, ale nevyužívají je, se značně liší podle geografické příslušnosti. Nejvíce zahálejí kamery ve Francii, kde je více než polovina respondentů nechává ležet ladem, následují Spojené státy s pětinou respondentů. Na opačném konci spektra jsou pak Španělsko, Švédsko a Německo, kde nezapíná video pouze 13 procent dotázaných.
Více než dvě třetiny odpovědí se shodovaly v tom, že videokonferenční technologie snižují počet služebních cest a přispívají k redukci oxidu uhličitého, jednoho ze skleníkových plynů. Ve všech dvanácti zemích, kde výzkum probíhal, hodnotila minimálně polovina účastníků novou komunikační techniku jako ekologicky šetrnou.
Past na manažery i podřízené Podle studie společnosti Ipsos Mori tedy videokonference šetří čas, peníze i životní prostředí. Ale jak hodnotí smysl stále dokonalejší a vylepšované komunikační techniky psycholog Jan Gruber, specialista na pracovní prostředí a vztahy?
Videoporady podle něho skrývají riziko, že manažer a jeho celosvětový tým spadne do pasti, ve které řada projektů skončí nezdarem. Mezinárodní firmy mají obvykle pobočky na většině kontinentů.
Pokračování na straně 31
Šéf rozhoduje pod vlivem iluze
Dokončení ze strany 29
Na každém existují trochu jiné zvyklosti a podmínky. Ovšem hlavní manažer během videokonference snadno podlehne iluzi, že když svoje podřízené vidí na monitoru, může je také přímo řídit. Díky stále dokonalejšímu záběru videokamer má totiž pocit, jako kdyby seděl přímo ve středu týmu. Pak už není daleko k tomu, aby navrhl řešení problému z pozice hlavního manažera, i když nezná a ani nemůže podrobně znát místní reálie.
Pokud nestačí členům mezinárodního týmu e-mail nebo telefon, přimlouval by se psycholog za výměnu informací pomocí chatu. Ten je věcný, umožňuje dobře diskutovat o problémech a zároveň lze přenášet data. Potíž je v tom, že se v písemné formě těžko komunikují názory a emocionální projevy. Psycholog proto považuje za ideální kombinaci chatování a osobního setkání, to by proběhlo jen v případě příliš komplikovaných situací.
Jan Gruber velice pochybuje o operativnosti videokonferencí při řešení krizových situací. V takových chvílích jde většinou o čas, protože rychlé rozhodnutí může odvrátit hrozící kolaps. Možná je daleko lepší spojení vysílačkami nebo mobilním telefonem, protože obvykle se problém řeší někde v terénu. „K výměně informací stačí hlas, na řešení krize nepotřebuji vidět člověka, se kterým mluvím. K čemu by mi takový pohled byl dobrý?“ říká Gruber.
Mobilní telefon určitě zrychlil komunikaci a přenos dat, totéž lze říct o internetu, ale bude to platit také o videokonferencích? „Některé nástroje pro organizaci práce nemusí být vždy tak dobré, jak vypadají. Jestli mezi ně bude patřit i videokonference, na to je ještě předčasné odpovídat. Možná se z ní stane slepá větev vývoje komunikací, ale možná lidi shledají, že je to úžasné, a videoporady se prosadí,“ dodává psycholog pro vztahy na pracovišti.
***
Porada, při které velké monitory zobrazují účastníky debaty z různých zemí i kontinentů, pomáhá ušetřit čas, peníze i životní prostředí, neboť není nutné jezdit na služební cesty.
Například firma s 250 lidmi, jejíž pracovníci absolvují ročně 100 zahraničních a dalších 1200 služebních cest po Česku vynaloží celkem 151 607,58 eur
Zaměstnanci stráví na cestách více než 5135 hodin a dopravní prostředky vyprodukují 89 tun CO2
Celkové náklady vynaložené společností v souvislosti se služebními cestami jsou 306 135,18 eur
ZDROJ: TANDBER Business Advantage Calculator Pokud nestačí e-mail nebo telefon, přimlouval by se psycholog za výměnu informací pomocí chatu
