Čtvrtek 13. srpna 2020svátek má Alena 15 °C skoro jasno Předplatné LN
Lidovky.cz > PR > PR sdělení byznys

Seznam.cz využívá novou elektronickou fakturaci

Práce s počítačem – ilustrační foto. | na serveru Lidovky.cz | aktuální zprávy Práce s počítačem – ilustrační foto. | foto: Shutterstock

Společnost Seznam.cz provozuje nejnavštěvovanější český internetový portál, který nabízí vyhledávač, email, aktuální zprávy, předpověď počasí a řadu dalších služeb. Denně některou stránku pod hlavičkou Seznam.cz navštíví více než dva miliony uživatelů. Seznam.cz je česká společnost zaměřená především na české uživatele.

Během jednoho roku vystaví společnost Seznam.cz více, téměř půl milionu faktur. Tak obrovská agenda vyžaduje nemalé náklady materiální i personální. Každá úspora je proto velice vítaná. K nejvýznamnějším, které se podařilo v souvislosti s fakturací uvést ve společnosti Seznam.cz v život, patří postupné zavádění elektronické fakturace, kterou umožňuje informační systém HELIOS Green.

HELIOS Green byl společnosti Seznam.cz dodán a implementován společností Asseco Solutions, a.s. roku 2010. Funguje zde v následujících modulech:

  • Ekonomika, majetek, smlouvy
  • Personalistika a Mzdy
  • Propojení do obchodních systémů
  • Elektronická fakturace směrem ven
  • Schvalování elektronické fakturace směrem dovnitř
  • Oběh faktur došlých po firmě

Jak konkrétně zde probíhá elektronická fakturace?

"Faktury odchozí se v naší firmě vystavují v jiném systému, ale do HELIOS Green se všechny zúčtovávají," vysvětluje Miroslav Šmeral, projektový manažer společnosti Seznam.cz a dodává: "Celkový počet faktur se pohybuje mezi dvaceti až čtyřiceti tisíci měsíčně. Viděli jsme zde proto velkou možnost posílat faktury nikoliv v papírové podobě poštou, ale elektronicky emailem. Měli jsme systém HELIOS Green, který tuto funkcionalitu má a stačilo jen ji využít."

Cesta elektronické faktury

Přijetí zákaznické objednávky a zanesení do agendy společnosti Seznam.cz probíhá v jiném systému. V okamžiku schválení objednávky klientem se data přenesou do systému HELIOS Green, který vystaví zálohovou faktura a čeká se na zaplacení. Po avízu z bankovního výpisu o zaplacení je vytvořena realizační faktura, která je v elektronické podobě odeslána emailem k zákazníkovi. Faktické odeslání provádí fakturantka hromadně funkcí, a to v řádu hodin po avízu o zaplacení.

Zpracování faktur došlých do společnosti Seznam.cz probíhá efektivně díky využití příslušného modulu systému HELIOS Green. Začíná v podatelně.

"Zde si došlé faktury vyzvedne příslušná asistentka, která se systémem pracuje," popisuje proces Miroslav Šmeral a pokračuje: "V systému použije speciální formulář na založení příchozí faktury. Vytvoří klíčový prvek procesu - položku schválení, která elektronicky prochází podle daného mechanismu napříč firmou. Na jeho konci je faktura schválena (případně neschválena)."

Fakturu je možno v HELIOS Green zobrazit jako soubor pdf, dále k ní lze přidat další materiály k zaúčtování (například rozúčtování nákladů na mobily na zakázky podle čísel a středisek, záznamy z obchodních jednání, doklady o pracovních cestách, doklady týkající se televizních spotů atd.). Elektronická verze umožňuje, aby si tuto často dost objemnou agendu účetní s parafujícím vyměňovaly s podporou informačního systému.

V okamžiku schválení likvidátorka došlých faktur dává příkaz k úhradě. Pokyn bance jde ze systému HELIOS Green. Zároveň následuje zaúčtování likvidované faktury.

Oběh faktur došlých již v elektronické podobě je obdobný jako u tištěných, jen jejich vstup do systému je jednodušší - přikládají se do HELIOS Green přímo bez skenování.

Přínosy HELIOS Green v oblasti fakturace

Přínosy a úspory dané elektronickou fakturací se projevují především v rychlejší, jednodušší a výrazně levnější cestě k zákazníkovi. Uspoří se náklady na papír, poštovné, ale i čas a práce fakturantek. Zrychlí se také zpracování na straně zákazníka. Samozřejmě se ve výsledku šetří také životní prostředí.

{NADPIS reklamního článku dlouhý přes dva řádky}

{POPISEK reklamního článku, také dlouhý přes dva a možná dokonce až tři řádky, končící na tři tečky...}

Biolog Komárek: Jsme účastníky největšího sociologického experimentu všech dob

Biolog, filozof a autor dvou desítek odborných knih a tří románů Stanislav... | na serveru Lidovky.cz | aktuální zprávy

Premium Měsíce trvající pandemie nám převrátila životy naruby. Známý biolog, filozof a autor dvou desítek odborných knih a tří...

Brzy dospěju do bodu, kdy si účet na Facebooku zruším, říká Lucie Výborná

Lucie Výborná | na serveru Lidovky.cz | aktuální zprávy

Premium „Je to hra. Hra, která by měla být přínosná, užitečná, inspirativní,“ říká o své práci moderátorka Českého rozhlasu...

Proč koronavirus už téměř nezabíjí. Vytratí se, nebo se vrátí ještě silnější?

Zdravotník odebírá vzorky pro testování na covid-19 v indické Kalkatě. (23.... | na serveru Lidovky.cz | aktuální zprávy

Premium Koronavirus je záhadný. Nečitelný. I když ho zkoumají ti nejchytřejší lidé, pořád o něm víme málo. Chová se jinak. Je...