12. června 2019 0:01 Lidovky.cz > PR > PR sdělení komerční

Efektivní správa kontaktů se stává alfou a omegou každého byznysu

Efektivní správa kontaktů se stává alfou a omegou každého byznysu | na serveru Lidovky.cz | aktuální zprávy Efektivní správa kontaktů se stává alfou a omegou každého byznysu | foto: eWay-CRM

Jak roste byznys, rostou i nároky na údržbu zákaznické databáze (především na její přehlednost a rychlou dohledatelnost). V článku vás naučíme, jak kontakty efektivně a jednoduše spravovat.

Telefonní seznamy skončily na smetišti dějin. Jak efektivně spravovat kontakty v 21. století?

Dobré kontakty jsou základem každého úspěšného byznysu. S každým dalším klientem ale rostou nároky na pečlivou údržbu zákaznické databáze, její přehlednost a rychlou dohledatelnost maximálního množství potřebných informací.

Jako pro každou oblast lidské činnosti, která se dá kvůli své rutině a opakujícím se procesům úspěšně zautomatizovat, existuje i pro správu kontaktních informací specializovaný systém. Možná ho znáte pod zkratkou CRM, tedy doslova řízení vztahů se zákazníky. Nabízí evidenci všech firemních kontaktů na jednom místě včetně souvisejících interakcí. Kromě zmíněných telefonních seznamů, které se po právu staly historií, tak můžete zapomenout i na obsáhlé excelové tabulky, oddělené databáze zákazníků nebo nepřehledné adresáře v účetních systémech.

Historie veškeré komunikace stále při ruce

Správně fungující CRM systém pomáhá minimalizovat čas na dohledávání komunikace, která v rámci firmy kdy proběhla. Eviduje e-maily všech zaměstnanců s daným kontaktem, včetně poznámek z uskutečněných jednání a telefonátů. Na kartě každého kontaktu soustředí i důležité dokumenty, připomíná domluvené úkoly a naplánované schůzky.

Součástí většiny CRM systémů tak logicky musí být poštovní klient, který zpracovává e-mailovou komunikaci. Protože ale není ústřední částí softwaru, nebývá jeho zpracování obvykle tím nejsofistikovanějším možným. Ideálním způsobem tuto bolístku většiny CRM softwarů řeší tuzemský produkt eWay-CRM, který funguje jako součást a nadstavba poštovního klienta Outlook od Microsoftu (eWay-CRM pro Outlook).

Dalším častým problémem je zbytečně velké množství modulů a funkcí, které CRM softwary svým klientům nabízejí, ale které většina uživatelů nepotřebuje a nevyužívá. eWay-CRM umožňuje nepoužívané moduly vypnout a aktivovat pouze ty, se kterými klient reálně pracuje.

Přesně tímto způsobem využívala zmíněný systém americká auditorská firma Abernathy MacGregor. Několik let spravovala svoji zákaznickou databázi pomocí modulu Kontakty a nedávno k němu přidala ještě modul pro rozesílání hromadných e-mailů. Tato chytrá funkce pro hromadné rozesílky nabízí všechny pokročilé funkce e-mailového marketingu včetně následného vyhodnocování proběhlých kampaní.

Všechny informace na jedné kartě

Databáze budovaná v rámci systému eWay-CRM také zajistí, že už se nesetkáte s kontakty, u kterých nebudou vyplněny potřebné informace. Díky přednastaveným povinným polím vždy jasně dohledáte nejen kontaktní údaje dané osoby, ale také ve které firmě působí a jakou funkci v ní zastává. Můžete si i vytvořit vlastní uživatelská políčka a sledovat vše důležité.

Potřebujete rychle sestavit databázi všech novinářů? Nebo vás zrovna zajímají třeba architekti? eWay-CRM umožňuje vytvořit sdílený systém kategorií pro lepší segmentaci kontaktů a získání kompletní databáze všech osob z dané skupiny se pak stane otázkou několika sekund. Kontakty získáte jednoduchým importem z Excelu a Outlooku a v systému je rychlé navázat na moduly sledující události, projekty a další položky.

eWay-CRM obsahuje i propracovanou bezpečnostní politiku, s jejíž pomocí je možné snadno nadefinovat, jaké kontakty uvidí vybraní zaměstnanci. Uživatelská práva lze nastavit i k vybraným funkcím, a dokonce i na jednotlivá políčka. Můžete tak zabránit určené skupině uživatelů exportovat data do Excelu nebo zneviditelnit poznámky u jednotlivých kontaktů. Systém pochopitelně splňuje veškeré požadavky evropské směrnice GDPR a vaše kontakty tak jsou v naprostém bezpečí.

Samozřejmostí je mobilní aplikace, díky které máte všechny potřebné kontakty neustále k dispozici díky automatické synchronizace do mobilního telefonu s operačním systémem Android nebo iOS. I mobilní verze eWay-CRM nabízí stále nové funkce, jako je identifikace volajícího, menu rychlého přístupu nebo navigace ke konkrétnímu kontaktu.

Najdete na Lidovky.cz