Jak zvýšit efektivitu řízení projektů ve výrobních firmách?

V současném obchodním prostředí je pro každou výrobní společnost nezbytné zvýšit efektivitu řízení projektů. V tomto článku se zaměřujeme na strategie, které lze použít k organizaci řízení projektů ve výrobní firmě, což zajistí maximální efektivitu a vytvoří cestu k efektivnějšímu a úspěšnějšímu budoucnu.

Klíčové výzvy v řízení projektů ve výrobních firmách

Většina výrobních společností má strategie rozvoje trhu. Tyto strategie nejčastěji zahrnují vývoj nových produktů, zavádění nových technologií a výrobních procesů, optimalizaci a zvyšování efektivity logistických procesů a další. Realizace těchto strategií vyžaduje několik projektů. Moderní výzkumy ukazují, že v takovém globálním a konkurenčním světě, ve kterém dnes výrobní společnosti působí, je nejdůležitější vysoká kvalita a rychlost při dosahování strategických cílů. K dosažení strategických cílů musí být projekty dobře koordinované a efektivně plánované. To vyžaduje efektivní plánování zdrojů pro realizaci projektů. Plánování zdrojů je však složité, protože tým kombinuje každodenní úkoly s projektovou prací. Ukazuje se, že významnou výzvou je samotné rozhodnutí o výběru konkrétních projektů k realizaci a jejich propojení se strategickými cíli. Při výběru projektů k realizaci často vstupuje do hry vliv organizační politiky nebo jiných nemeritorních aspektů, což znamená, že vybrané projekty nemusí být optimální. Spěch a časový tlak obvykle vedou k zanedbání vývoje pevných obchodních případů a plánů realizace projektů. To vše vede k tomu, že lidé potřebují zaměřit pozornost na priority a optimálně vybrané projekty v kontextu stávajících strategických cílů. Stojí za zmínku, že mnoho výrobních společností stále postrádá profesionální nástroje pro řízení projektů a portfolií. Tyto společnosti pracují s jednoduchými nástroji pro podporu řízení projektů, vyvinutými na platformě MS Office. Tyto jednoduché nástroje významně zvyšují riziko zpoždění dokončení projektů a překročení plánovaných finančních výdajů. Rozmanitost projektů realizovaných ve výrobních společnostech vyžaduje současné použití různých metodik řízení projektů. Vývojové projekty jsou často realizovány pomocí metodiky Stage-Gate a IT projekty pomocí metodiky Agile. Mnoho projektů stojí za to realizovat pomocí hybridní metodiky. K dosažení tohoto cíle je ve společnosti potřeba dobře fungující PMO (Project Management Office).

Význam nástrojů pro řízení projektů ve výrobních společnostech

Výše popsané výzvy v řízení projektů ve výrobních společnostech naznačují, že dosažení vysoké efektivity a účinnosti při realizaci projektů je nemožné bez zavedení profesionálního IT nástroje pro řízení projektů a portfolií. To platí zejména pro velké výrobní společnosti, které současně realizují mnoho složitých a významných projektů pro rozvoj společnosti. Profesionální nástroje pro řízení projektů výrazně zlepšují následující aspekty řízení projektů:

• Výběr optimálních projektů pro realizaci – Modely hodnocení dostupné v těchto nástrojích umožňují objektivně vybrat nejlepší projekty. Správná kombinace odborné diskuse vedení společnosti, podpořená skóre generovaným hodnotícím modelem, výrazně ovlivňuje kvalitu učiněných rozhodnutí.
• Propojení strategických cílů s projekty – Umožňuje plánovat a monitorovat realizaci každého strategického cíle samostatně.
• Řízení projektových portfolií – Seskupování projektů do portfolií má významný vliv na úspěšnost realizace strategie. Například pokud výrobní společnost klade silný důraz na inovace, měla by vytvořit portfolio „inovačních projektů“. To umožní vedení sledovat pokrok, rizika a další aspekty projektů na jednom místě. Řízení projektových portfolií a programů bez profesionálního IT nástroje je obvykle neefektivní.
• Řízení zdrojů – Správné přidělení zdrojů projektům je klíčový proces, který vyžaduje profesionální IT nástroj. Důsledky zahájení projektů s nedostatečnými zdroji, jako je přetížení klíčových pracovníků a snížení motivace, podtrhují význam správného řízení zdrojů a roli profesionálních IT nástrojů v tomto procesu.
• Plánování a koordinace projektových prací – Efektivní spolupráce mezi mnoha lidmi vyžaduje efektivní komunikační a plánovací nástroje. Dobré IT nástroje umožňují snadné sestavení harmonogramu, jasné přiřazení odpovědností a efektivní komunikaci v rámci týmu.
• Dodávání informací – Informace musí být dodávány včas a v dobré kvalitě. S dobrým nástrojem to zabere méně času.

Komplexní nástroj pro řízení projektů

Jedním z IT nástrojů dostupných na trhu, který účinně podporuje řízení projektů a portfolií ve výrobní společnosti, je FlexiProject. Zde jsou klíčové faktory, díky nimž FlexiProject umožňuje dosáhnout velmi vysoké úrovně řízení projektů ve výrobní společnosti:

• Komplexní a integrovaný nástroj – to znamená, že umožňuje efektivně řídit projekty na operativní i strategické úrovni.
• Hodnoticí modely — Program umožňuje vytvářet hodnoticí modely na podporu výběru nejlepších projektů k realizaci. Můžete vytvořit dedikovaný hodnoticí model pro vývoj nových projektů a model pro investiční projekty.
• Flexibilita FlexiProjectu je zásadní změnou. Umožňuje vám vytvořit libovolný počet projektových portfolií, což vám poskytuje úplnou kontrolu nad vašimi projekty. U každého portfolia můžete sledovat postup probíhajících projektů a monitorovat plnění rozpočtu, což vám umožňuje činit informovaná rozhodnutí.
• Strategie: Tento modul vám umožňuje snadno propojit projekty se strategickými cíli společnosti a vyvinout dedikovanou sadu klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pro každý cíl.
• Projektová karta — V programu si můžete vytvořit vlastní formát projektové karty. Marketingové projekty mohou mít jinou projektovou kartu než investiční projekty, a ty mohou mít jinou než projekty IT.
• Plánování zdrojů a zaznamenávání skutečného pracovního času – FlexiProject vám umožňuje přesně přidělovat zdroje na projekty. Vedení společnosti může s jistotou sledovat zapojení klíčových zdrojů v průběhu času, s přidanou možností zaznamenávání skutečně odpracovaného času.
• Vytváření standardů je užitečná funkce z pohledu PMO. Program umožňuje vytvářet šablony pro realizaci opakujících se projektů.
• Hybridní řízení projektů – FlexiProject umožňuje kombinovat tradiční řízení projektů s agilními metodikami.
• Reportování — Jedinečnou výhodou programu je možnost vytvářet dedikované reporty. Modul „automatických přehledů projektů“ velmi účinně podporuje pravidelné hodnocení projektů.
• Podpora projektového manažera a projektového týmu — FlexiProject obsahuje pokročilý modul, který poskytuje robustní podporu projektovým manažerům a týmům. Umožňuje vytvářet harmonogramy a koordinovat týmovou práci, což vám dává jistotu, že vaše projekty jsou v dobrých rukou.

FlexiProject má mnohem více funkcí než ty uvedené výše. Tento program se osvědčil v mnoha výrobních společnostech.

Praktické tipy pro výrobní společnosti

Řízení projektů ve výrobní společnosti nemusí být složité. Zde jsou prvky, které byste měli zavést, aby se řízení projektů ve výrobní společnosti dostalo na vysokou úroveň:

• Vytvořte projektová portfolia pro každou významnou kategorii projektů. To výrazně zvýší efektivitu řízení projektů na strategické úrovni. Výhodou projektového portfolia je možnost sledovat časový plán, který ukazuje prioritu projektů v čase a jak jejich realizace postupuje ve srovnání se schváleným plánem.
• Vytvořte standardy řízení pro opakující se projekty — například pro projekty vývoje nových produktů můžete vyvinout takzvaný master nebo cílový optimální proces a totéž stojí za to vytvořit pro investiční projekty (samozřejmě lze takové šablony vytvořit i pro marketingové, HR nebo IT projekty).
• Plánujte všechny projekty adekvátně a monitorujte odchylky během jejich realizace. Nedostatek plánu často vede k chaosu a následné demotivaci týmu. Tato demotivace, která může významně ovlivnit produktivitu, jasně ukazuje naléhavost problému. Představenstvo společnosti nebo vedení obecně nemá referenční bod pro sledování, zda jsou projekty realizovány efektivně. Dobrý projektový plán by měl být prvním krokem při rozvoji projektového plánu.
• Představenstvo a vedení výrobní společnosti by mělo pravidelně sledovat pokrok probíhajících projektů. Pracoval jsem ve velmi velké výrobní společnosti, kde se jednou za měsíc konal takzvaný Strategický přehled projektů. Představenstvo a klíčoví manažeři se sešli a vyslechli si zprávy od projektových manažerů odpovědných za strategické projekty. V tomto ohledu bude modul Automatizovaného přehledu projektů ve FlexiProjectu významnou pomocí pro vedení výrobních společností.

Profesionální nástroje jako klíč k úspěchu

Efektivní řízení projektů ovlivňuje na jedné straně efektivitu realizace strategií a na druhé straně vysokou motivaci projektových týmů. Je třeba koordinovat mnoho aspektů řízení projektů ve výrobní společnosti. Je nutné dobře vybrat projekty k realizaci, správně je naplánovat a provést, naplánovat využití zdrojů a umět používat různé metodiky řízení projektů. Je těžké to provádět efektivně bez zavedení specializovaného nástroje pro řízení projektů.