Adresy a datum
Pokud nepoužíváme hlavičkový papír, na němž je adresa odesílatele v záhlaví, píšeme vlevo nejprve adresu odesílatele. Níže se uvádí adresa příjemce, v podobě analogické té, která je na obálce. Nezapomeneme na titul Mr., Mrs., Miss, Ms. (oslovení Ms., nečinící rozdíl mezi ženou svobodnou a vdanou, se považuje za nejkorektnější), Prof., Dr. aj., za nímž následuje celé jméno. Pokud známe další údaje, neopomeneme uvést pozici, např. Personnel Manager Mr. Donald Black, Dean Prof. Marcelo Dascal. Datum se píše ve tvaru November 9, 2007 nebo 9 November 2007; v úředním styku je rozvinutý zápis měsíce vhodnější než zápis s lomítky.
Oslovení
Univerzální oslovení Dear Sir or Madam užijeme tehdy, neznáme-li jméno adresáta. Existuje i formální oslovení To whom it may concern. Pokud adresáta známe, oslovíme ho příjmením, před nímž předchází Dear Mr., Mrs., Miss, Ms. nebo titul Prof., Dr. aj. (angličtina nemá titul odpovídající českému Ing.). Za zkratkami se dělají tečky, ale častěji se dnes vynechávají (tzv. otevřená interpunkce – Ms M Brown, Mr B I Drew). Za oslovením Dear Sir or Madam, Dear Ms Smith apod. následuje čárka, ve formálním styku může být i dvojtečka: Dear Dr. Brown: nebo se za oslovením nepíše žádná interpunkce. První odstavec začíná velkým písmenem. Neužívá se kombinace Dear James Smith nebo Dear Dr James Smith.
Závěr dopisu
Ukončení dopisu zní Yours faithfully (pokud oslovujeme Dear Sir or Madam), nebo Yours sincerely (pokud oslovujeme příjmením Dear Mr Smith), možný je i obrácený slovosled Sincerely Yours. Pokud jsme neuvedli čárku za oslovením, neuvedeme ji ani za touto frází. Přátelsky se loučíme Best regards, což je vhodné spíše v osobním dopise. Následuje vlastnoruční podpis nad podpisem vytištěným.
Styl
Pokyny pro psaní úředních dopisů nabádají ke stručnosti a k užívání formálního jazyka (nemají se užívat tzv. stažené tvary typu I’m, it’s apod.).
Zkratky
Enc – enclosure (příloha), Encs – enclosures (přílohy)
cc (kopie)
ASAP – as soon as possible
RSVP – please reply (franc. zkratka )