Workflow lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem a pod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace - nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace.
Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k "faktuře došlé" vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.
Jak se s workflow pracuje?
Automatizaci postupů za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow.
V pokročilejších informačních systémech, k nimž patří například HELIOS, můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu "ano - ne", "schváleno-neschváleno" – tedy např. samotné zaškrtnutí zaškrtávátka = "schváleno" ). Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Uživatel tak potom může stanovit délku workflow procesů a libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.
Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj "úkolovník" – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si "rozklikne" určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne "schváleno". Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.
Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly "projít rukama" více lidí ve firmě.
Co nám přinese?
Workflow ani informační systémy však nejsou "samospasitelné". Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady.
Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně z různých důvodů, brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.
