„Nabíráme celoročně, pokud klienti potřebují pomoct s rekonstrukcí účetnictví, jsme schopni pomoci. Největší zájem nastává v lednu až březnu, i v tomto exponovaném termínu se snažíme udělat maximum a klienty převzít, jejich agendu zpracovat do termínu odevzdání daňového přiznání,“ popisuje Juraj Cienik, CEO společnosti Trivi (webové stránky firmy najdete ZDE). Ta už sedm let vyvíjí svoje systémy, které ulehčují práci účetním, ale hlavně pomáhají se správou podnikání jejich klientům.
Cienik zároveň dodává, že se vše odvíjí od stavu a rozsahu účetní agendy klienta. „Je rozdíl, jestli se nám ozve v průběhu února, nebo až v březnu. Tam, kde je to již za hranou možností vše zvládnout do termínu odevzdání daňového přiznání, nabízíme možnost odkladu do léta pod patronací daňového poradce,“ upřesňuje Cienik.
Strojové učení pod dozorem
Prim v Trivi hrají chytré technologie a alfou a omegou celého procesu je takzvané strojové učení. „V podstatě se jedná o aplikace, které dokážou zaúčtovávat jednotlivé doklady do přesných účetních kategorií. Naše aplikace se na počátku spolupráce s klientem ,učí‘ jeho kategorie dokladů a postupně se odladí na ideální statistickou přesnost. Toto se děje pod dohledem a kontrolou účetní, které následně odpadá část ruční práce,“ popisuje technologie Cienik.
A jak to celé vypadá v praxi? Klienti dostanou k dispozici přístup do webového portálu, do svého zabezpečeného profilu, kde mohou jednoduše na pár kliků předávat elektronické podklady, totéž potom i prostřednictvím mobilní aplikace. Kromě předávání podkladů mohou sledovat, co mají vyfakturováno, zaplaceno, co budou platit. Pro klienty ze „staré“ školy, kteří jsou zvyklí na papír, to znamená jediné: přechod na zmiňované elektronické předávání dokumentů (více čtěte ZDE).
„Mobilní Trivi aplikaci opěvují například firmy, které mají terénní pracovníky, řidiče nebo obchodní zástupce a podobně. Věčně poztrácené doklady a účtenky za pohonné hmoty a další nákupy jsou s Trivi naprostou minulostí. Pro nás je předávání papírových podkladů pravěk,“ říká Cienik a rovnou dává konkrétní příklad z praxe: „Řidič nebo obchodní zástupce právě natankoval, sedne si do auta a u kávy si vezme zatím nezmuchlanou a zatím neztracenou účtenku a na dva kliky ji odešle ofocenou do systému, kde se přiřadí přímo pod jeho profil. Kdyby se náhodou stalo, že by účtenka někde zapadla nebo se úplně ztratila, její kopie je již v systému Trivi.“
V Trivi je sice vše online, ale to neznamená, že neprobíhá „živá“ komunikace s účetní nebo daňovým poradcem. Klient může zavolat, poslat mail nebo klidně i dorazit do kamenné pobočky. „Tuto možnost ale naši klienti téměř nevyužívají,“ popisuje dosavadní zkušenosti Cienik.
Stačí pár kliků
Typickým klientem Trivi jsou menší a střední společnosti, převážně se jedná o „eseróčka“, která startují nebo se rozvíjejí, případně už jedou naplno, ale mají svůj byznys do cca 70 milionů ročně, u větších firem pak záleží, zda jejich majitelé mají zájem o outsourcing účetních služeb a preferují online účetnictví. Mezi zákazníky najdete ale i spokojené jednatele rozvíjejících se akciovek. „Velkým přínosem jsme pro e-shopy, kde náš způsob práce a možnosti spolupráce oceňují ti větší a rostoucí,“ doplňuje škálu zákazníků Cienik. Ten zároveň dodává, že se Trivi nebrání ani i jinému typu klientů.
Na společnost se s účetnictvím ale nemůže obrátit úplně každý. „Jsou obory, které zatím neděláme, například spolky, sdružení, neziskovky. Jinak jsme flexibilní a zpracováváme účetnictví jak paušalistům, tak společnostem s.r.o. i a.s. Klíčové je, abychom si vzájemně vyhovovali cenově a dokázali spolupracovat,“ upřesňuje Cienik.
Podle něj jsou s Trivi nejvíc spokojení klienti, kteří potřebuji s účetnictvím aktivně pracovat a mají zájem své firmy řídit skrze finance. „Ale pracujeme i s paušalisty, kteří mají padesát faktur ročně, vše totiž vyřešíme za ně, oni pouze musejí poslat včas veškeré podklady. Ale vše online a na pár kliků, což jim vždy zabírá prostor v řádu vteřin, případně pár minut měsíčně,“ dodává.
