Celková úprava dopisu
V obchodní a úřední korespondenci se používá bloková úprava:
– všechny části dopisu kromě data (a příp. příloh a rozdělovníku) se začínají psát od levé svislice
– začátky odstavců se neodsazují
– mezi jednotlivými bloky se vynechávají řádky (jeden nebo více, viz níže).
Datum se zarovnává k pravému okraji. Přílohy a rozdělovník se mohou zarovnat buď k levé svislici, nebo k pravému okraji.
Členění dopisu
Zcela nahoře uvedeme svou adresu (pokud nepoužijeme předtištěný dopisní papír). Následuje adresa příjemce. Známe-li jméno adresáta, zahajujeme adresu slovem Frau nebo Herrn, na druhý řádek uvedeme celé jméno včetně akademických titulů (Dr., Dipl.-Ing., Prof. Dr.), na další řádek název firmy nebo úřadu atd.
Datum umisťujeme vpravo vedle své adresy nebo adresy příjemce, příp. na zvláštní řádek; píšeme ho buď ve tvaru 2007-04-27, nebo 27. April 2007. Mezi adresou a heslovitým obsahem dopisu (nadpisem) vynecháme několik řádků (zpravidla pět). Nadpis má být krátký, např. Voranfrage, Bitte um Auskunft (úvodní slůvko Betreff se dnes již nepíše); nadpis můžeme ztučnit. Vynecháme dva řádky a pokračujeme oslovením.
Neznáme-li jméno adresáta, píšeme zpravidla Sehr geehrte Damen und Herren, jinak oslovujeme jménem, např. Sehr geehrte Frau Dr. Hoffmann. Za oslovením píšeme čárku, první odstavec pak začínáme malým písmenem.
Na závěr se rozloučíme: nejčastější forma závěrečného pozdravu je Mit freundlichen Grüßen (bez čárky). Vynecháme tři řádky pro podpis a razítko a napíšeme celé své jméno, na další řádek můžeme uvést svou profesní nebo úřední funkci. Seznam příloh umístíme buď u pravého okraje vedle závěrečného pozdravu, nebo u levého okraje pod svým jménem; nadepíšeme ho slovem Anlage, příp. Anlagen. Rozdělovník umístíme pod seznam příloh. Za slovem Verteiler uvedeme jména osob, které obdrží kopii dopisu.
Styl a zdvořilost
Obchodní nebo úřední dopis se snažíme napsat jednoduchým stylem, jasně a přehledně. Ve vlastním sdělení uvádíme jen ty informace, které jsou důležité, a snažíme se vyhnout nepodstatným detailům. Vlastní sdělení rozčleníme logicky do odstavců. Zájmena Sie, Ihnen, Ihr atd. píšeme s velkým písmenem na začátku (jako české Vy, Váš atd.). Nevytváříme zbytečně dlouhá a složitá souvětí, odbornou terminologii použijeme jen tehdy, víme-li, že jí bude náš partner rozumět.
