Ke cvičením v této lekci budete potřebovat počítač připojený k internetu s operačním systémem Windows. Cvičení dále hojně využívají poštovního klienta Outlook, jenž je součástí kancelářského balíku Microsoft Office 2007 Standard nebo vyšší verze. Pokud jej nemáte k dispozici, ve čtvrteční lekci 10 jste se dozvěděli, jak získat a nainstalovat jeho zkušební verzi.
V páteční lekci příštího týdne se navíc dozvíte, jak synchronizovat poštu poštovním klientem Outlook ve vašem stolním počítači nebo notebooku a mobilním telefonem či PDA. Díky tomu budete mít všechny své kontakty, zprávy i kalendář s akcemi, obchodními schůzkami a úkoly stále k dispozici.
V příštím týdnu se podíváme na efektivní komunikaci a přenášení dat pomocí internetu a na internetu. Dozvíte se také, jak posílat fotografie nebo sdílet s přáteli vlastní videa.
Která připojení jsou právě funkční?
Pokud chcete získat přehled o stavu všech síťových připojení, samotný hlavní panel ani systémová lišta vám v takovémto případě nepomohou. Navštivte proto Ovládací panely, přesně řečeno si počínejte následovně: 1. Následujte příkaz Start › Ovládací panely.
2. Zvolte možnost Síť a Internet.
3. Klepněte na odkaz Centrum sítí a sdílení.
4. Pomocí vlevo umístěné nabídky rychlých odkazů zvolte možnost Spravovat síťová připojení.
5. V nově otevřeném okně nyní máte možnost přehledně sledovat všechna aktuální síťová připojení a okamžitě poznáte, které není funkční – zobrazí se u něj symbol červeného křížku s popiskem Síťový kabel byl odpojen, Nepřipojeno apod.
Jak na automatické oznámení o přečtení zprávy
Velkou výhodou Outlooku pro sledování stavu vámi odeslané zprávy je přidání možnosti pro upozornění při přečtení. Pomocí zaškrtnutí jediného pole navíc budete mít přehled, jestli příjemce zprávu ještě nezobrazil, nebo zda z jakéhokoliv důvodu nehodlá odpovědět. Aktivaci zmíněné volby proveďte takto: 1. Vytvořte zprávu běžným způsobem, použijte jakékoliv dostupné prvky.
2. V hlavní nabídce karet vyberte tu, jež nese název Možnosti. 3. Zaškrtněte nabízené pole Požadovat oznámení o přečtení. 4. Odešlete zprávu zamýšleným příjemcům.
5. Jakmile příjemce otevře zprávu, odešle vám jeho Outlook potvrzení o této akci, a to v podobě klasického e-mailu s oznámením.
Jak v Outlooku vypnout kontrolu pravopisu
Výchozí nastavení Outlooku kromě jiného zahrnuje, že je vámi vytvářený text automaticky kontrolován, a pokud slovo neodpovídá slovníku, podtrhne je červeně. Jestliže však například píšete bez diakritiky nebo využíváte hodně zkratek, může být tato funkce spíše otravná. Pro vypnutí si počínejte následovně: 1. V hlavní nabídce programu zvolte Nástroje.
2. Z roletové nabídky vyberte příkaz Možnosti.
3. Vyberte záložku pojmenovanou Kontrola pravopisu.
4. Stiskněte tlačítko Kontrola pravopisu a automatické opravy.
5. Zrušte aktivní políčko u možnosti Kontrolovat pravopis při psaní.
6. Uložte nové nastavení pomocí tlačítka OK.
Využijte v poště hlasovacích tlačítek
Především ve firemním prostředí se vám bude hodit zajímavá funkce Outlooku, která dokáže vložit do zprávy hlasovací tlačítka. Kromě standardního přečtení e-mailu a jeho dalšího zpracování pak příjemci budou mít také možnost vyjádřit se pomocí nich, automaticky vám přijde zpráva s jejich volbou. Pro vložení hlasovacích tlačítek si počínejte následovně: 1. Po stisknutí tlačítka Nová běžným způsobem vytvořte e-mailovou zprávu.
2. Klepnutím levým tlačítkem myši zvolte kartu Možnosti.
3. Rozbalte roletovou nabídku Použít hlasovací tlačítka.
4. Pro jednoduché hlasování vyberte některou ze základních možností (Ano; Ne apod.).
5. Pokud si přejete vytvořit vlastní hlasování, přidejte tlačítkové odpovědi příkazem Vlastní.
6. Odešlete zprávu požadovaným příjemcům.
7. Příjemce může hlasovat a vám dorazí e-mail s odpovědí.
Využívejte rychlého překrývání kalendářů
Pokud v Outlooku využíváte plánování pomocí více kalendářů, můžete sáhnout po zajímavé funkci, takzvaném překryvném režimu. Díky tomu se termíny zobrazí v rámci jednoho podokna najednou, máte tak kompletní přehled naráz. Postup je následující: 1. Stiskněte tlačítko Kalendář.
2. Vyberte kalendáře pro zobrazení.
3. V pravé části okna nyní můžete vidět kalendáře vedle sebe.
4. Klepněte na drobný symbol šipky vedle názvu vpravo umístěného kalendáře.
5. Nyní jsou kalendáře překryty – harmonogram úkolů tak vidíte souhrnně, snadno tedy například odhalíte kolize.
6. Pokud budete chtít opět zobrazit události pouze z jednoho kalendáře, zrušte zaškrtnutí toho z nich, jehož události nechcete zobrazit.
Ruční archivace položek v Outlooku
Pokud e-mailová schránka nabývá na objemu, můžete přesunout položky do souboru archivu, pro který je vyhrazena zvláštní složka přímo na pevném disku vašeho počítače. Tím ušetříte místo i bez toho, že byste zprávy smazali. Přesný postup krok za krokem je následující: 1. V hlavním okně otevřete roletovou nabídku Soubor.
2. Následujte příkaz Archivovat.
3. V nově otevřeném dialogu nyní vyberte složku, kterou si přejete archivovat.
4. Do textového pole Archivovat položky starší než vložte datum, od nějž se všechny starší položky zarchivují.
5. Po stisknutí tlačítka Procházet zvolte umístění souboru archivu.
6. Uložte změny stisknutím tlačítka OK.
