* LN Můžete se zúčastnit videokonference od svého pracovního stolu, nebo musíte chodit do jiné místnosti?
Videokonferenční zařízení je v samostatné místnosti, která se vždy musí rezervovat. Jsou tam dvě velké obrazovky – na jednu přenáší kamera obraz protistrany, na druhou lze promítat například prezentaci nebo dokument, o kterém chceme jednat. Dále používáme jednodušší webové konference přístupné přímo z osobního počítače, kam lze také alternativně připojit kameru.
* LN Jak často zařízení na videokonference používáte?
Místnost s videozařízením využívám tak jednou za dva až tři měsíce, webovou konferenci přes osobní počítač i několikrát týdně.
* LN Kolik osob a z jakých částí světa se zúčastňuje jednání prostřednictvím videokamer?
V české pobočce naší firmy komunikujeme prostřednictvím videokonference s ostatními kancelářemi ve střední a východní Evropě. Průměrně se jednání účastní dvě až pět kanceláří, přičemž na každé straně může být více účastníků. Oproti tomu na webové konference přes osobní počítač se může připojit jakýkoliv pracovník ze všech 144 zemí, ve kterých má KPMG zastoupení. Tuto formu komunikace používají jak samostatné dvojice kolegů, tak i desítky účastníků.
Pokračování na straně 31
Dokončení ze strany 29
Webové konference jsou oblíbené díky bezprostřednímu sdílení dat, prezentací a projektových materiálů i díky úspoře poplatků za dálkové telefonní hovory. Přenos videa přes počítač není příliš efektivní a používá se výjimečně.
* LN K čemu videokonference používáte nejčastěji?
Pracuji s mezinárodními týmy, proto videokonference používáme pro pravidelné projektové schůzky. Také se uplatňují při školení. Na dálku jsem školila kolegy například v Srbsku a Polsku nebo ve Finsku.
* LN K jakému typu komunikace jsou videokonference podle vás nejvhodnější?
Pro debaty dvou až čtyř stran. Při vyšším počtu osob už je smysluplnější přenášet video pouze od moderátora diskuse, například školitele.
* LN Kdybyste neměli technické vybavení na videokonference, jak byste si informace předávali?
E-mailem a konferencí po telefonu.
* LN Uspořádat poradu mezinárodního týmu prostřednictvím videopřenosu je poměrně jednoduché, nestoupl kvůli tomu počet porad? Jinak řečeno – neradíte se jen proto, že je to jednodušší než v minulosti?
Nemyslím si, že by stoupl počet porad z důvodu dostupnosti. Jediné, co neustále roste, je počet odeslaných a přijatých e-mailů. Právě mnoho kol zdlouhavé e-mailové korespondence na všechny strany může vyřešit jedna správně načasovaná videokonference.
* LN Jak dlouho v průměru porada prostřednictvím videokamer trvá?
Třicet až šedesát minut.
* LN Je taková porada efektivnější než osobní setkání?
Porady přes video jsou určitě rychlejší, záběr kamery vás odnaučí planému debatování.
* LN Co vám na kontaktu prostřednictvím videa nevyhovuje a co naopak považujete za přednost?
Oproti klasickým poradám po telefonu má videokonference jednu obrovskou výhodu, a to plnou soustředěnost všech účastníků. Při telefonování není vidět, zda se při poslechu zároveň nerozptylujete jinou činností, zatímco na obrazovce se nic neschová. Při videokonferenci můžete sledovat reakce a mimoverbální projevy protistrany, které byste v telefonním hovoru nezachytili. Nicméně taková ta mezilidská komunikační chemie, která je přítomna při živém setkání, přece jen chybí. Pokud s někým spolupracujete dlouhodobě, je dobré nakombinovat telefonní a videoschůzky alespoň s jedním setkáním naživo. A i když si potřesete s kolegy pravicí poprvé, vítáte se s nimi jako se starými známými, vždyť už jste se několikrát viděli na obrazovce.
* LN V čem je videokonference nenahraditelná?
Pracovní týmy už nemusí společně fyzicky sedět ve stejné budově, ve stejné zemi či na stejném kontinentu, jsou doslova virtuální. Na posledním projektu, jehož jsem se zúčastnila, pracovali současně kolegové z Maďarska, Slovenska, Kypru, Velké Británie a USA. To, že nesdílíme stejnou kancelář, nás díky videoa webovým konferencím nikterak neomezovalo.
* LN Stává se, že hlavní šéf ze zahraničí má díky videokonferenci tendenci mluvit do regionálních problémů, i když místní tým je zná přece jenom lépe?
Nemyslím, že by případná intervence nadřízených do místních či regionálních problémů jakkoliv souvisela s použitím videokonferencí či jiných technologických vymožeností.
* LN Máte spočítáno, kolik díky videokonferencím ušetříte peněz a času za služební cesty?
Nasazení videokonferencí se ve firmě plánovalo už před několika lety nejen kvůli finančním úsporám, ale zejména v souladu s politikou společenské odpovědnosti vůči životnímu prostředí. Tento přístup prosazuje KPMG po celém světě. Více než uspořené finance tedy sčítáme ušetřené kilometry. V kancelářích KPMG ve Velké Británii vypočítali, že díky videokonferencím ušetří zaměstnanci během jednoho roku 3.4 milionu cestovních kilometrů. V české kanceláři jsme zatím úspory nepočítali.
