1. Fakturace přes účetního
Technicky nejméně zdatní podnikatelé tvorbu faktur často nechávají na externím účetním. „Zavolají mu a nadiktují údaje klienta, fakturované položky a cenu. Nebo údaje pošlou e-mailem. Účetní následně připraví doklad a pošle ho klientovi,“ popsal Kriváň.
Cena za vystavení faktury se liší účetní od účetního – podle ceníků na internetu taková práce vyjde na 30 i 76 Kč.
Výhody:
- Faktury jsou správně.
Nevýhody:
- Vyšší náklady na účetního.
- Podnikatel faktury nemá u sebe. Pokud potřebuje něco dohledat, musí kontaktovat účetního. Kvůli tomu může mít horší přehled o obchodních případech a platbách od zákazníků. Například může až se zpožděním zjistit, že má neuhrazené faktury po splatnosti.
2. Fakturace v Excelu či Wordu
Řada podnikatelů vystavuje faktury v Excelu nebo ve Wordu. „Vyhledají si na internetu vzor a ten pak kopírují. Do každé faktury vyplňují údaje ručně, jedná se například o fakturační údaje klienta, datum vystavení dokladu, datum splatnosti, položky, částku a číslo faktury,“ uvedl Kriváň.
Hotovou fakturu si podnikatelé uloží do počítače a pak ji e-mailem pošlou klientovi.
Výhody:
- Odpadá placení účetního nebo fakturačního nástroje.
- Živnostník má faktury u sebe.
Nevýhody:
- Ve fakturách se často objevují chyby, např. podnikatel zapomene přepsat číslo dokladu.
- Vzniká tím další administrativa – k chybným fakturám musí podnikatel vystavit opravný doklad a zaslat ho zákazníkovi.
- Pokud se živnostník nevyzná v účetnictví, hrozí, že si stáhne zastaralý vzor a nepozná to.
- Manuální vystavování faktury a kontrola údajů zabere víc času.
- Pokud nezálohuje, může při poruše počítače o doklady přijít.
- Když se mu v programu nedaří fakturu vystavit, nemá se na koho obrátit.
3. Fakturace ve fakturačním programu
Na tvorbu faktur existují specializované softwary jako například iDoklad. Do nich podnikatel nahraje svoje údaje a číslo bankovního účtu. Pak začne tvořit faktury. Údaje vyplňuje do předpřipravených kolonek. „Program mu to hodně usnadní. Například stačí napsat IČ zákazníka a software načte fakturační adresu z veřejně dostupného rejstříku. Program taky automaticky doplňuje číslo dokladu, datum splatnosti a unikátní variabilní symbol,“ popsal Kriváň.
Hotovou fakturu si může buď stáhnout v pdf do počítače, nebo ji rovnou z aplikace odešle klientovi. Pokud si podnikatel spáruje s fakturačním programem bankovní účet, přijatá platba se automaticky zaznamená a označí za zaplacenou. Pokud je už naopak po splatnosti a peníze nikde, program sám odešle klientovi upomínku.
Výhody:
- Faktury jsou správně.
- Vystavit fakturu lze i přes aplikaci v mobilu. Uživatel také v aplikaci vidí, jestli už jsou zaplacené, tj. informace jsou vždy po ruce.
- Tvorba faktury je rychlá – zabere jen cca minutu.
- Doplňkové automatizace šetří čas (např. párování plateb a úhrad, automatické upomínky neplatičům, automatické vkládání údajů na faktury, generování následných dokladů).
- Faktury jsou uložené na zálohovaných serverech.
- Zákaznická podpora pomůže, když si uživatel neví rady.
- Součástí fakturačního programu jsou statistiky – např. podnikatel vidí, kolik vydělal.
- Možnost propojení s dalšími systémy, např. e-shopem, nástrojem na evidenci odpracovaného času atd.
- Podnikatel může dát svému účetnímu přístup do programu. Ten si sám stáhne všechny doklady a zpracuje je.
Nevýhody:
- Za používání programu se platí měsíční paušál (pohybuje se od 150 Kč v závislosti na množství funkcí).
- Je potřeba připojení k internetu.
„Nedá se říct, kolik procent podnikatelů využívá ten který způsob fakturace. V Česku na to není žádný výzkum. Ale obecně roste využívání fakturačních programů s tím, jak nastupuje nová generace podnikatelů, která je zvyklá řešit vše na pár kliknutí v aplikaci,“ řekl Kriváň.
Začátky s online fakturací
Pokud budete vybírat fakturační nástroj, kromě ceny se dívejte i na funkce, které nabízí, a na jeho celkovou přehlednost. „U nás to je například tak, že nový uživatel má iDoklad na 60 dnů zdarma. Během tohoto testovacího období zjistí, jestli mu vyhovuje a nic neriskuje,“ dodal Kriváň.
Cílem iDokladu je maximálně podnikatelům usnadnit fakturování, aby se mohli věnovat tomu, co je v podnikání baví nejvíc. Pomáhá jim s tím i nad rámec samotného fakturačního programu. Pro své uživatele například připravil bezplatnou online mini akademii, která začínajícím podnikatelům pomáhá s orientací ve fakturaci, daních, účetnictví a dalších povinnostech.
