Jak připravit účet v Outlooku
Vzhledem k tomu, že poštovní klient Outlook je součástí rozšířeného balíku Microsoft Office, většina uživatelů nastavuje účet prvně v něm. Následující postup ukazuje konfiguraci účtu v případě, že máte schránku založenou na serveru Klikni.cz a používáte připojení k internetu od O2. V případě jiných schránek a poskytovatelů internetu se u nich informujte, jaké jsou správné údaje nastavení.
1. V hlavní nabídce zvolte příkaz Nástroje - Nastavení účtu.
2. Zvolte možnost Nový na záložce E-mail.
3. Zaškrtněte volbu Konfigurovat ručně nastavení serveru nebo další typy serveru.
4. Ponechte vybranou volbu E-mail v Internetu.
5. Do pole Jméno zadejte jméno, které se bude příjemcům zobrazovat jako identifikace odesilatele.
6. Zadejte e-mailovou adresu, prostřednictvím které vás ostatní uživatelé budou moct oslovit.
7. Jako server příchozí pošty zvolte pop.gmail.com, pro odchozí poštu vyberte smtp.etmail.cz.
8. Zaškrtněte volbu Požadovat přihlášení pomocí zabezpečeného ověřování hesla. Pro kontrolu správnosti údajů stiskněte tlačítko Test nastavení účtu a potvrďte je stisknutím tlačítka Další.
Odeslání první poštovní zprávy
Díky předchozímu tipu již máte vytvořen a nastaven poštovní účet v Outlooku, a můžete se tak pustit do psaní a přijímání e-mailových zpráv. Pro vytvoření a správné vyplnění polí v e-mailu si počínejte následovně: 1. Stiskněte tlačítko Nová.
2. Do pole Komu zadejte adresy příjemců zprávy. Je-li jich více, oddělte je středníkem.
3. Do pole Kopie vložte příjemce zprávy, kterým je dopis posílán takříkajíc „na vědomí“.
4. Titulek zprávy vložte do pole Předmět.
5. Vlastní obsah zprávy napište do okna umístěného níže.
6. Odešlete zprávu stisknutím tlačítka Odeslat.
Práce s příchozí poštou
Jakmile vám přijdou nové e-mailové zprávy, zobrazí se jejich záhlaví ve složce Doručená pošta. Poté s nimi můžete provádět řadu různých akcí, z nichž nejdůležitější jsou následující: Odpověď - odesilateli zašlete zprávu, na jejíž konec se připojí text jeho původního e-mailu. Další pole se většinou ponechávají beze změny, nicméně můžete je upravit stejně, jako tomu bylo v případě psaní nové zprávy. Pro poslání odpovědi slouží tlačítko Odpovědět.
* Přeposlání - díky tlačítku Předat dál máte možnost celou zprávu i s případnými přílohami přeposlat jiným příjemcům. Postačí vyplnit jejich e-mailové adresy, samozřejmě ale můžete upravit i text nebo předmět zprávy.
* Smazání - pokud víte, že příchozí zprávu již nebudete potřebovat, měli byste ji smazat, ať zbytečně nezaplňujete kapacitu své schránky. Zprávu přesunete do koše stisknutím tlačítka Delete. Úplné odstranění včetně příloh proveďte klávesovou zkratkou Shift + Delete. Outlook není součástí Microsoft Office 2007 pro studenty a domácnosti, jehož zkušební verzi jste našli na prvních dvou CD ke kurzu. Outlook je součástí až sady Microsoft Office 2007 Standard. V zítřejší lekci se ovšem dozvíte, jak si stáhnout zkušební verzi aplikace Outlook a cvičení si vyzkoušet.
Vytvoření automatického podpisu
Ruční vepisování podpisů na konec e-mailových zpráv je zdlouhavé, proto poštovní klient Outlook (a nejen on) nabízí možnost jejich automatického vytvoření. Kde je možné tuto volbu upravit v novém Outlooku 2007?
1. Následujte příkaz Nástroje - Možnosti.
2. Na záložce Formát pošty stiskněte tlačítko Podpisy.
3. Stiskněte tlačítko Nový a zadejte název nového podpisu.
4. Zadejte podpis, můžete využít plného formátování.
5. Uložte změny stisknutím tlačítko OK.
6. Při psaní zpráv nyní můžete podpis do zprávy umístit pomocí tlačítka Podpis na kartě Vložení.
Použití Pomocníka pro funkci Mimo kancelář
Pokud využíváte poštu a poštovního klienta Outlook v rámci serveru Exchange, můžete s v době své nepřítomnosti nastavit automatickou odpověď na příchozí zprávy. Slouží k tomu funkce Mimo kancelář, kterou nastavte takto: 1. Následujte příkaz Nástroje - Pomocník pro funkci Mimo kancelář.
2. V nově otevřeném dialogu umístěte přepínač do pozice Nyní jsem mimo kancelář. 3. Do pole Automaticky odpovědět každému odesilateli jen jednou pomocí následujících zpráv napište obsah zprávy, která se pošle jako automatická odpověď. 4. Pokud si přejete vytvořit další pravidla pro zpracování zpráv, stiskněte tlačítko Přidat pravidlo.
5. Uložte změny stisknutím tlačítka OK.
6. Jakmile budete opět přítomni pro příjem zpráv, umístěte v popsaném dialogu hlavní přepínač do pozice Nyní jsem v kanceláři.
Přidejte si do Outlooku všechny svátky
Pro Outlook 2007 si můžete stáhnout a nainstalovat velice povedené rozšíření, které vám zobrazí všechny důležité svátky až do roku 2011.
Jedná se nejen o jmeniny, ale také státní svátky, významné dny ČR nebo mezinárodně důležité dny. Postup pro přidání je následující: 1. Na přiloženém CD spusťte v části Software instalaci doplňku se svátky do Outlooku.
2. Pomocí jednotlivých zaškrtávacích polí vyberte, jaké svátky chcete do Outlooku přidat.
3. Stiskněte tlačítko OK.
4. Systém nyní automaticky přidá seznam svátků do kalendáře Outlooku.
5. Zobrazením kalendáře v Outlooku zobrazíte i aktuální svátky.
Instalační soubor se svátky do Outlooku najdete na CD 2, které jste získali s pondělním vydáním Lidových novin. CD stačí vložit do mechaniky počítače, načež se spustí přehledné grafické rozhraní. V něm přejděte do části Software a odsud klepnutím na odkaz Instalovat můžete svátky do Outlooku přidat. Outlook je třeba mít v počítači nainstalovaný.
